Elke aankoop opvolgen tot de levering

Na de aankoop moeten de orderbevestiging, de levering en de factuur nog komen. Furnipilot volgt elke aankoop tot ze afgerond is, met een status, de leverweek en een signaal voor wat aandacht vraagt. Van elk signaal kunt u een melding krijgen, in de app of per mail.

Zo werkt het

1. U legt de aankoop vast met de leverweek die de leverancier belooft.
2. Komt de orderbevestiging, dan voegt u ze toe. Staat er een andere leverweek in, dan neemt Furnipilot die over.
3. Furnipilot rekent elke dag uit welke aankopen aandacht vragen, en telkens als er iets aan een aankoop verandert.
4. Voor de signalen die u kiest, krijgt u een melding in de app of per mail.
5. Is het meubel geleverd en zijn alle documenten er, dan zet u de aankoop op Afgerond. Dan kan ze naar uw eigen systeem.

De statussen

• Interesse: u overweegt het, het is nog geen aankoop.
• Gekocht: u kocht het. Gekocht en besteld zijn hetzelfde.
• Bevestigd: de leverancier bevestigde met een orderbevestiging.
• Ontvangen: het meubel is geleverd in uw zaak of magazijn.
• Afgerond: alle documenten zijn er.
• Geannuleerd: de aankoop gaat niet door.

Bij een status horen documenten. Voor Bevestigd is dat de orderbevestiging, voor Ontvangen ook de leveringsbon en voor Afgerond ook de factuur. Ontbreekt er een document, dan krijgt de aankoop het signaal Onvolledig. Uw beheerder kan deze lijst aanpassen.

De signalen

Een signaal is één woord bij een aankoop. U zet het niet zelf: Furnipilot rekent het uit.

• Onbevestigd: 7 dagen na de aankoop is er nog geen orderbevestiging.
• Vertraagd: de leverweek is voorbij of schoof op naar later.
• Afwijking: de orderbevestiging of de factuur verschilt van uw aankoop.
• Onvolledig: er ontbreken documenten voor de status.
• Dubbel?: de aankoop lijkt op een aankoop die al bestaat.

Vertraagd en Afwijking zijn rood, Onbevestigd en Onvolledig oranje, Dubbel? is paars. In Aankopen filtert u op signaal en ziet u per signaal hoeveel aankopen het heeft.

De leverweek

Achter de leverweek toont Furnipilot hoeveel weken het nog ongeveer duurt, zoals week 9, ±5 wk. Verandert de leverweek, dan blijft de eerste week bewaard in de geschiedenis van de aankoop, bijvoorbeeld Leverweek van week 6 naar week 9.

Meldingen

Iedereen kiest zijn eigen meldingen. Voor aankopen zijn dat Onbevestigd, Vertraagd, Afwijking, Onvolledig, Dubbel? en Nieuw document, telkens in de app, per mail of allebei. Met stille uren, bijvoorbeeld van 20:00 tot 07:00, krijgt u 's avonds en 's nachts geen meldingen. Een mail die u in die uren zou krijgen, komt na de stille uren. Wie geen bedragen mag zien, krijgt ook in een melding geen bedragen.

Op de gsm en op de computer

Op de gsm kiest u bij het vastleggen Interesse of Gekocht, op de computer elke status. Op de computer ziet iedereen de aankopen in de weergave die hij kiest: als lijst, als kaarten of als bord, met een kolom per status.

In welk plan

Statussen, signalen en meldingen in de app en per mail zitten in elk plan. Vanaf Toonzaal zet u de leverweken in uw agenda. In Keten kunnen meldingen ook naar een kanaal in Teams of Slack. De plannen vergelijken