Gegevens

Verwerkersovereenkomst

Versie 2.0, 19 oktober 2026.

Over dit document

Als uw zaak Furnipilot gebruikt, verwerken wij persoonsgegevens voor u: van uw medewerkers die de app gebruiken, van contactpersonen bij uw leveranciers zoals ze op documenten staan, en van uw klanten als u hun bestelbon in Furnipilot zet. U bent dan verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. Artikel 28 van de AVG vraagt daarvoor een schriftelijke overeenkomst. Dit is die overeenkomst.

Wij schreven er geen eigen tekst voor. Wij gebruiken het officiële, gratis model van de Europese Commissie: de standaardcontractbepalingen tussen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers uit Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/915 van de Commissie van 4 juni 2021 (Publicatieblad van de Europese Unie, L 199 van 7 juni 2021, blz. 18), vastgesteld op grond van artikel 28, lid 7, van de AVG.

Het document heeft drie delen:

Deel A is de tekst van de Commissie, woordelijk overgenomen. Wij veranderden er niets aan. Wij kozen enkel waar het model zelf een keuze laat: in bepaling 1, 8 en 9 de optie voor de AVG (Verordening (EU) 2016/679), in bepaling 7.7 de algemene toestemming voor subverwerkers, met een termijn van 30 dagen. De facultatieve bepaling 5 gebruiken wij niet.
Deel B zijn de bijlagen I tot en met IV van het model. Die vulde Furnipilot in: wie de partijen zijn, welke gegevens wij verwerken, hoe wij ze beveiligen en welke subverwerkers wij inschakelen.
Deel C zijn aanvullende afspraken. Bepaling 2, punt b), van het model laat dat toe, zolang ze niet ingaan tegen deel A. Spreken ze deel A toch tegen, dan geldt deel A (bepaling 4).

De overeenkomst hoort bij elk contract voor Furnipilot, samen met de algemene voorwaarden. De zaak aanvaardt ze bij het registreren in de app. Die datum geldt als datum van ondertekening en toetreding in bijlage I.

Versie 2.0 beschrijft de aankoop-app van Furnipilot en vervangt versie 1.0 van 13 oktober 2026. Nieuw is vooral dat de AI nu ook aankoopdocumenten en foto's leest (bijlage II en III), en de lijst van subverwerkers (bijlage IV).

Voor onze eigen klantadministratie (de beheerder van uw zaak, onze facturen aan u, de betaling van het abonnement) zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt deze overeenkomst niet, wel onze privacyverklaring op furnipilot.com/privacy.

Deel A. De standaardcontractbepalingen van de Commissie

Afdeling I

Bepaling 1. Doel en toepassingsgebied

a) Het doel van deze standaardcontractbepalingen (hierna “de bepalingen” genoemd) is te zorgen voor de naleving van artikel 28, leden 3 en 4, van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

b) De in bijlage I vermelde verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers hebben met deze bepalingen ingestemd teneinde te zorgen voor de naleving van artikel 28, leden 3 en 4, van Verordening (EU) 2016/679 en/of artikel 29, leden 3 en 4, van Verordening (EU) 2018/1725.

c) Deze bepalingen zijn van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens als gespecificeerd in bijlage II.

d) De bijlagen I tot en met IV maken integrerend deel uit van de bepalingen.

e) Deze bepalingen laten de verplichtingen die op de verwerkingsverantwoordelijke rusten krachtens Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725 onverlet.

f) Deze bepalingen waarborgen op zichzelf niet de naleving van verplichtingen in verband met internationale doorgiften overeenkomstig hoofdstuk V van Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725.

Bepaling 2. Onveranderlijkheid van de bepalingen

a) De partijen verbinden zich ertoe de bepalingen niet te wijzigen, tenzij om informatie aan de bijlagen toe te voegen of de daarin vervatte informatie bij te werken.

b) Dit belet de partijen niet om de in deze bepalingen neergelegde standaardcontractbepalingen op te nemen in een bredere overeenkomst, of om andere bepalingen of aanvullende waarborgen toe te voegen, mits deze niet direct of indirect in strijd zijn met de bepalingen of afbreuk doen aan de grondrechten of fundamentele vrijheden van betrokkenen.

Bepaling 3. Interpretatie

a) Wanneer in deze bepalingen de termen worden gebruikt die zijn gedefinieerd in Verordening (EU) 2016/679 respectievelijk Verordening (EU) 2018/1725, hebben die termen dezelfde betekenis als in die verordening.

b) Deze bepalingen moeten worden gelezen en geïnterpreteerd in het licht van de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 respectievelijk Verordening (EU) 2018/1725.

c) Deze bepalingen mogen niet worden geïnterpreteerd op een wijze die indruist tegen de rechten en verplichtingen waarin Verordening (EU) 2016/679/Verordening (EU) 2018/1725 voorziet of op een wijze die afbreuk doet aan de grondrechten of fundamentele vrijheden van de betrokkenen.

Bepaling 4. Hiërarchie

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze standaardcontractbepalingen en de bepalingen van gerelateerde overeenkomsten tussen de partijen die reeds bestaan op het tijdstip waarop met deze standaardcontractbepalingen wordt ingestemd of die na dat tijdstip worden gesloten, prevaleren deze standaardcontractbepalingen.

Bepaling 5. Docking-bepaling (facultatief)

Niet gebruikt.

Afdeling II. Verplichtingen van partijen

Bepaling 6. Beschrijving van de verwerking(en)

De bijzonderheden van de verwerkingen, en met name de categorieën persoonsgegevens en de doeleinden van de verwerking waarvoor de persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, zijn gespecificeerd in bijlage II.

Bepaling 7. Verplichtingen van de partijen

7.1. Instructies

a) De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op de verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval stelt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij de wetgeving dit om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. De verwerkingsverantwoordelijke kan ook tijdens de verwerking van persoonsgegevens steeds verdere instructies geven. Deze instructies worden altijd schriftelijk vastgelegd.

b) De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis als de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke naar het oordeel van de verwerker inbreuk maken op Verordening (EU) 2016/679/Verordening (EU) 2018/1725 of de toepasselijke gegevensbeschermingsbepalingen van de Unie of de lidstaten.

7.2. Doelbinding

De verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor het specifieke doel of de specifieke doeleinden van de verwerking, zoals beschreven in bijlage II, tenzij hij verdere instructies van de verwerkingsverantwoordelijke krijgt.

7.3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Verwerking door de verwerker vindt slechts plaats gedurende de in bijlage II vastgestelde tijdspanne.

7.4. Beveiliging van de verwerking

a) De verwerker treft ten minste de in bijlage III gespecificeerde technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen. Dit houdt onder meer in dat de gegevens worden beschermd tegen een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot de gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig (inbreuk in verband met persoonsgegevens). Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau houden de partijen naar behoren rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de reikwijdte, de context en de doeleinden van de verwerking en de risico’s voor de betrokkenen.

b) De verwerker verleent zijn personeel slechts toegang tot de persoonsgegevens die worden verwerkt voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering, het beheer en de monitoring van de overeenkomst. De verwerker waarborgt dat de tot het verwerken van de ontvangen persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.

7.5. Gevoelige gegevens

Indien de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, of betrekking heeft op genetische gegevens of biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (hierna “gevoelige gegevens” genoemd), voorziet de verwerker in specifieke beperkingen en/of aanvullende waarborgen.

7.6. Documentatie en naleving

a) De partijen kunnen aantonen dat aan deze bepalingen is voldaan.

b) De verwerker behandelt verzoeken van de verwerkingsverantwoordelijke inzake de verwerking van gegevens overeenkomstig deze bepalingen onverwijld en adequaat.

c) De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat is voldaan aan de in deze bepalingen vastgestelde verplichtingen die rechtstreeks voortvloeien uit Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725. Op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke staat de verwerker ook regelmatig, of indien er aanwijzingen van niet-naleving zijn, audits toe van de onder deze bepalingen vallende verwerkingsactiviteiten en draagt de verwerker aan die audits bij. Bij het nemen van een beslissing over een toetsing of audit kan de verwerkingsverantwoordelijke rekening houden met relevante certificeringen van de verwerker.

d) De verwerkingsverantwoordelijke kan ervoor kiezen de audit zelf uit te voeren of een onafhankelijke auditor daartoe opdracht te geven. De audits kunnen ook inspecties in de bedrijfsruimten of fysieke faciliteiten van de verwerker omvatten en worden, in voorkomend geval, tijdig aangekondigd.

e) De partijen stellen de in deze bepaling bedoelde informatie, met inbegrip van de resultaten van eventuele audits, op verzoek ter beschikking van de bevoegde toezichthoudende autoriteit/autoriteiten.

7.7. Gebruik van subverwerkers

a) De verwerker heeft de algemene toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke om subverwerkers in dienst te nemen die op een overeengekomen lijst staan. De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke ten minste 30 dagen van tevoren specifiek schriftelijk in kennis van voorgenomen wijzigingen van die lijst door toevoeging of vervanging van subverwerkers, zodat de verwerkingsverantwoordelijke voldoende tijd heeft om vóór de indienstneming van de betrokken subverwerker(s) bezwaar te kunnen maken tegen dergelijke wijzigingen. De verwerker verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke de informatie die nodig is om deze laatste in staat te stellen zijn recht van bezwaar uit te oefenen.

b) Wanneer de verwerker een subverwerker in dienst neemt voor de uitvoering van specifieke verwerkingen (namens de verwerkingsverantwoordelijke), doet hij dit door middel van een overeenkomst die de subverwerker in wezen dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt als die welke op grond van deze bepalingen aan de verwerker worden opgelegd. De verwerker zorgt ervoor dat de subverwerker voldoet aan de verplichtingen die krachtens deze bepalingen en Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725 op de verwerker rusten.

c) Op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke een kopie van een dergelijke subverwerkingsovereenkomst en van alle latere wijzigingen daarvan. Voor zover nodig ter bescherming van bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie, met inbegrip van persoonsgegevens, kan de verwerker de tekst van de overeenkomst bewerken alvorens de kopie te delen.

d) De verwerker blijft ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van de verplichtingen van de subverwerker overeenkomstig zijn overeenkomst met de verwerker. De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke in kennis van elk verzuim van de subverwerker om zijn contractuele verplichtingen na te komen.

e) De verwerker komt met de subverwerker een derdenbeding overeen waarbij — ingeval de verwerker feitelijk is verdwenen, rechtens is opgehouden te bestaan of insolvent is geworden — de verwerkingsverantwoordelijke het recht heeft de overeenkomst met de subverwerker te beëindigen en de subverwerker te gelasten de persoonsgegevens te wissen of terug te geven.

7.8. Internationale doorgiften

a) Doorgifte van gegevens aan een derde land of een internationale organisatie door de verwerker geschiedt uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke of om te voldoen aan een specifieke eis uit hoofde van het Unierecht of het lidstatelijke recht waaraan de verwerker is onderworpen, en vindt plaats in overeenstemming met hoofdstuk V van Verordening (EU) 2016/679 of Verordening (EU) 2018/1725.

b) De verwerkingsverantwoordelijke stemt ermee in dat wanneer de verwerker overeenkomstig bepaling 7.7 een subverwerker in dienst neemt voor het uitvoeren van specifieke verwerkingen (namens de verwerkingsverantwoordelijke) en die verwerkingen een doorgifte van persoonsgegevens in de zin van hoofdstuk V van Verordening (EU) 2016/679 inhouden, de verwerker en de subverwerker de naleving van hoofdstuk V van Verordening (EU) 2016/679 kunnen waarborgen door gebruik te maken van standaardcontractbepalingen die door de Commissie zijn vastgesteld overeenkomstig artikel 46, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679, mits aan de voorwaarden voor het gebruik van die standaardcontractbepalingen is voldaan.

Bepaling 8. Bijstand aan de verwerkingsverantwoordelijke

a) De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis van elk verzoek dat hij van de betrokkene heeft ontvangen. De verwerker antwoordt niet zelf op het verzoek, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke daartoe toestemming heeft gegeven.

b) De verwerker staat de verwerkingsverantwoordelijke bij bij het vervullen van zijn verplichtingen om te reageren op verzoeken van betrokkenen tot uitoefening van hun rechten, en houdt daarbij rekening met de aard van de verwerking. Bij het nakomen van zijn verplichtingen uit hoofde van de punten a) en b) volgt de verwerker de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

c) De verwerker heeft niet alleen de verplichting de verwerkingsverantwoordelijke bij te staan overeenkomstig bepaling 8, punt b), maar staat de verwerkingsverantwoordelijke ook bij bij het waarborgen van de naleving van de volgende verplichtingen, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de gegevensverwerking en de informatie waarover de verwerker beschikt:

1) de verplichting om een beoordeling uit te voeren van het effect van de beoogde verwerkingen op de bescherming van persoonsgegevens (een “gegevensbeschermingseffectbeoordeling”) wanneer een bepaalde soort verwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen;

2) de verplichting om de bevoegde toezichthoudende autoriteit/autoriteiten voorafgaand aan de verwerking te raadplegen wanneer uit een gegevensbeschermingseffectbeoordeling blijkt dat de verwerking een hoog risico zou opleveren indien de verwerkingsverantwoordelijke geen maatregelen neemt om dat risico te beperken;

3) de verplichting om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens accuraat en actueel zijn, door de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in te lichten wanneer de verwerker ervan kennis heeft gekregen dat de gegevens die hij verwerkt onjuist of achterhaald zijn;

4) de verplichtingen in artikel 32 van Verordening (EU) 2016/679.

d) De partijen stellen in bijlage III de passende technische en organisatorische maatregelen vast op grond waarvan de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke bij de toepassing van deze bepaling moet bijstaan, alsmede de omvang en de omvang van de vereiste bijstand.

Bepaling 9. Kennisgeving van een inbreuk in verband met persoonsgegevens

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens werkt de verwerker samen met de verwerkingsverantwoordelijke en staat hij hem bij opdat de verwerkingsverantwoordelijke kan voldoen aan zijn verplichtingen uit hoofde van de artikelen 33 en 34 van Verordening (EU) 2016/679 of de artikelen 34 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725, indien van toepassing, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de verwerking en de informatie waarover de verwerker beschikt.

9.1. Inbreuk in verband met gegevens die door de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die door de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, staat de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke bij:

a) bij het zonder onnodige vertraging melden van de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit/autoriteiten nadat de verwerkingsverantwoordelijke er kennis van heeft gekregen, indien relevant /(tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen);

b) bij het verkrijgen van onderstaande informatie die overeenkomstig artikel 33, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 in de kennisgeving van de verwerkingsverantwoordelijke moet worden vermeld en ten minste omvat:

1) de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;

2) de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;

3) de maatregelen die de verwerkingsverantwoordelijke heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

Indien en voor zover al deze informatie niet op hetzelfde moment kan worden verstrekt, bevat de oorspronkelijke kennisgeving de dan beschikbare informatie en wordt verdere informatie vervolgens onverwijld verstrekt zodra deze beschikbaar is;

c) bij het naleven, overeenkomstig artikel 34 van Verordening (EU) 2016/679, van de verplichting om de betrokkene de inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld mee te delen, wanneer de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.

9.2. Inbreuk in verband met gegevens die door de verwerker worden verwerkt

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die door de verwerker worden verwerkt, stelt de verwerker, nadat hij kennis heeft gekregen van de inbreuk, de verwerkingsverantwoordelijke daarvan onverwijld in kennis. Deze kennisgeving bevat ten minste:

a) een beschrijving van de aard van de inbreuk (waar mogelijk onder vermelding van de categorieën betrokkenen en gegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en gegevensregisters in kwestie);

b) de gegevens van een contactpunt waar meer informatie over de inbreuk in verband met persoonsgegevens kan worden verkregen;

c) de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk en de maatregelen die zijn genomen of worden voorgesteld om deze aan te pakken, onder meer om de mogelijke negatieve gevolgen ervan te beperken.

De partijen vermelden in bijlage III alle andere elementen die door de verwerker moeten worden verstrekt wanneer hij de verwerkingsverantwoordelijke bijstaat bij de naleving van de verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke uit hoofde van de artikelen 33 en 34 van Verordening (EU) 2016/679.

Afdeling III. Slotbepalingen

Bepaling 10. Niet-naleving van de bepalingen en beëindiging

a) Onverminderd eventuele bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725 kan de verwerkingsverantwoordelijke, ingeval de verwerker zijn verplichtingen uit hoofde van deze bepalingen niet nakomt, de verwerker opdracht geven de verwerking van persoonsgegevens op te schorten totdat deze aan deze bepalingen voldoet of de overeenkomst wordt beëindigd. Wanneer de verwerker om welke reden dan ook niet aan deze bepalingen kan voldoen, stelt hij de verwerkingsverantwoordelijke daarvan onverwijld in kennis.

b) De verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de overeenkomst te beëindigen voor zover deze de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig deze bepalingen betreft, indien:

1) de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking van persoonsgegevens door de verwerker overeenkomstig punt a) heeft opgeschort en de naleving van deze bepalingen niet binnen een redelijke termijn en in elk geval binnen één maand na de opschorting wordt hervat;

2) de verwerker deze bepalingen of zijn verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725 wezenlijk of voortdurend schendt;

3) de verwerker niet voldoet aan een bindend besluit van een bevoegde rechter of de bevoegde toezichthoudende autoriteit/autoriteiten met betrekking tot zijn verplichtingen uit hoofde van deze bepalingen of Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725.

c) De verwerker heeft het recht de overeenkomst op te zeggen voor zover het daarbij gaat om de verwerking van persoonsgegevens krachtens deze bepalingen, indien de verwerkingsverantwoordelijke, nadat de verwerker hem er overeenkomstig bepaling 7.1, punt b), van in kennis heeft gesteld dat zijn instructies inbreuk maken op de toepasselijke wettelijke vereisten, aandringt op naleving van de instructies.

d) Na de beëindiging van de overeenkomst wist de verwerker, naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens die namens de verwerkingsverantwoordelijke zijn verwerkt en bevestigt hij tegenover de verwerkingsverantwoordelijke dat hij dit heeft gedaan, of zendt hij alle persoonsgegevens terug aan de verwerkingsverantwoordelijke en verwijdert hij bestaande kopieën, tenzij het Unierecht of het lidstatelijke recht de opslag van de persoonsgegevens voorschrijft. Totdat de gegevens zijn gewist of teruggeven, blijft de verwerker ervoor zorgen dat deze bepalingen worden nageleefd.

Deel B. De bijlagen, ingevuld door Furnipilot

Bijlage I. Lijst van partijen

Verwerkingsverantwoordelijke

De zaak die Furnipilot gebruikt.

Naam, adres en ondernemingsnummer (of KvK-nummer): zoals de zaak ze in de app invult bij het registreren of bij het kiezen van een plan.
Contactpersoon: de beheerder van de zaak in Furnipilot, met naam en e-mailadres zoals in de app.
Ondertekening en toetredingsdatum: de datum waarop de beheerder deze overeenkomst in de app aanvaardde. De app bewaart die datum en wie aanvaardde.

Verwerker

Naam en ondernemingsnummer: de aanbieder van Furnipilot, zoals vermeld in artikel 1.1 van de algemene voorwaarden op furnipilot.com/voorwaarden.
Contact: info@furnipilot.com.
Ondertekening en toetredingsdatum: dezelfde datum als bij de zaak.

De verwerker heeft geen functionaris voor gegevensbescherming. Vragen over gegevensbescherming gaan naar info@furnipilot.com.

Bijlage II. Beschrijving van de verwerking

Categorieën betrokkenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt

medewerkers van de zaak die Furnipilot gebruiken, zoals beheerders en aankopers, en wie de zaak uitnodigt;
contactpersonen bij leveranciers, zoals hun naam op documenten staat of zoals de zaak ze op een leveranciersfiche zet;
klanten van de zaak, enkel als de zaak een bestelbon van een klant in Furnipilot zet;
personen die toevallig op een foto van een meubel of een document staan.

Categorieën verwerkte persoonsgegevens

Onderdeel van Furnipilot	Betrokkenen	Persoonsgegevens
Gebruikers en toegang	medewerkers	naam, e-mailadres, rol en rechten, vestiging, aanmeldingen en het account bij Google, Microsoft of Apple als ze zich daarmee aanmelden, instellingen voor tweestapsverificatie, het logboek van belangrijke handelingen (wie, wat, wanneer, van waar)
Aankopen	medewerkers	wie een aankoop vastlegde of wijzigde, en wanneer
Documenten en foto's	contactpersonen bij leveranciers, personen op foto's	wat op het document of de foto staat, zoals de naam, het telefoonnummer of het e-mailadres van een vertegenwoordiger
Bestelbon van een klant (enkel als de zaak die opneemt)	klanten van de zaak	naam, adres en wat de klant bestelde, zoals het op de bestelbon staat
Leveranciersfiches	contactpersonen bij leveranciers	naam, telefoon en e-mailadres zoals de zaak ze invult
Meldingen en e-mails van de app	medewerkers	naam, e-mailadres, de inhoud van de melding, het toestel waarop meldingen binnenkomen
De app op de gsm	medewerkers	een kenmerk van het toestel voor meldingen, en wat op het toestel wacht tot er verbinding is
Hulp	medewerkers	de vraag, een schermafbeelding die de gebruiker meestuurt, de aankoop waarover het gaat en recente foutmeldingen van de zaak

Verwerkte gevoelige gegevens

Geen. Furnipilot is niet bedoeld voor gevoelige gegevens (artikel 9 en 10 AVG) en de zaak voert ze niet in. Komen ze toch in een vrij tekstveld of op een document terecht, dan gelden dezelfde maatregelen als voor alle andere gegevens (bijlage III): enkel zichtbaar voor wie in de zaak het recht heeft, en de zaak kan ze altijd wissen.

Aard van de verwerking

Bewaren, ordenen, opzoeken, tonen, berekenen, synchroniseren tussen gsm en computer, exporteren, versturen naar de systemen die de zaak koppelt, en wissen. Documenten en foto's laten wij lezen met AI: een AI-dienst herkent het soort document en haalt er vaste velden uit, legt een orderbevestiging of factuur naast de aankoop en zoekt dubbele aankopen. Elk bestand wordt één keer gelezen en het resultaat blijft bewaard. Een bestelbon van een klant laten wij enkel lezen als de beheerder dat aanzet.

Doeleinden waarvoor de persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt

Enkel om Furnipilot aan de zaak te leveren, de zaak daarbij te helpen en de dienst te beveiligen. Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor reclame en laten er geen AI-modellen mee trainen.

Duur van de verwerking

Zolang het contract voor Furnipilot loopt, en tijdens een proef. Daarna nog hoogstens 60 dagen, zodat de zaak alles kan exporteren. Daarna wissen wij de gegevens, en binnen 7 dagen ook uit de reservekopieën (deel C, punt 6).

Verwerking door subverwerkers

Het voorwerp en de aard van de verwerking per subverwerker staan in bijlage IV. De duur: zolang wij die subverwerker voor Furnipilot inschakelen, en nooit langer dan de duur hierboven.

Bijlage III. Technische en organisatorische maatregelen

Maatregel	Wat wij doen
Scheiding tussen zaken	De gegevens van elke zaak staan apart. Geen enkel scherm leest rechtstreeks uit de database: elke vraag loopt via onze server. Die controleert eerst wie aangemeld is, bij welke zaak die persoon hoort en welke rechten hij heeft. De zaak komt altijd uit de sessie, nooit uit de vraag. De database zelf weigert elke rechtstreekse toegang van een gebruiker. Automatische tests controleren dat een zaak nooit gegevens van een andere zaak krijgt of wijzigt.
Identificatie en rechten	Elke gebruiker heeft een eigen account. De beheerder bepaalt per persoon wat die ziet en mag. Bedragen gaan enkel naar wie het recht heeft om bedragen te zien: niet naar het scherm, niet in een export, een melding of een mail. Wordt iemand verwijderd, dan vervallen zijn toegang en zijn sessies meteen. Tweestapsverificatie is beschikbaar en de beheerder kan ze verplicht maken.
Registratie zonder misbruik	Een zaak registreert met een e-mailadres op haar eigen domein en bevestigt het met een code. Pogingen worden beperkt per IP-adres, per e-mailadres en per domein.
Versleuteling tijdens transport	Al het verkeer loopt via https (TLS), ook tussen onze servers en de subverwerkers.
Versleuteling bij opslag	Google Cloud versleutelt de database en de bestanden bij opslag. Geheimen, zoals sleutels van koppelingen en de sleutel voor tweestapsverificatie, bewaren wij bovendien apart versleuteld, enkel leesbaar voor de server.
Uploads	Bestanden gaan via een tijdelijke uploadlink rechtstreeks naar een afgeschermde map per zaak. De server kijkt na of het echt een foto of pdf is, verwijdert de verborgen gegevens van foto's (zoals de plaats) en weigert al de rest.
De AI	Een AI-dienst krijgt enkel het bestand dat gelezen moet worden, en enkel voor die taak. De AI kan niets versturen, niets wijzigen in de instellingen en geen links openen: enkel velden voorstellen volgens een vast schema. Code kijkt bedragen en referenties na. Een verborgen opdracht in een document kan dus enkel de voorgestelde velden beïnvloeden. Wij gebruiken enkel AI-diensten die de gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen.
De app op de gsm	Wat op de gsm wacht tot er verbinding is, staat versleuteld en wordt gewist als de gebruiker zich afmeldt. Meldingen op het scherm van de gsm tonen geen bedragen en geen namen van klanten.
Locatie	Database, bestanden en reservekopieën: Google Cloud, regio europe-west1 (België). Serverfuncties: Vercel, regio Frankfurt (Duitsland). Aanmelden, e-mail en het lezen door de AI: zie bijlage IV.
Reservekopieën en herstel	Elke dag een reservekopie van de database, in dezelfde regio, 7 dagen bewaard.
Logboek	Belangrijke handelingen, zoals wijzigingen aan gebruikers, rechten, het plan, instellingen, verwijderingen en exports, komen in een logboek per zaak, met wie, wat, wanneer en van waar. Wij bewaren dat logboek 12 maanden. Elk incident noteren wij in een incidentregister.
Toegang door ons	Enkel wie Furnipilot beheert, heeft beheerderstoegang. Wij kijken in de gegevens van een zaak enkel als dat nodig is voor de dienst, voor een vraag van de zaak of voor de veiligheid. Wie voor ons hulp geeft, tekent een geheimhoudingsverklaring. Een antwoord dat een AI voorbereidde, kijkt een mens na voor het vertrekt.
Controle	Vóór elke grote wijziging van de app doen wij een veiligheidscontrole.
Bewaren en wissen	De zaak kan gegevens zelf wissen. Na het einde van het contract wissen wij alles (deel C, punt 6).
Overdraagbaarheid	De zaak kan altijd al haar gegevens exporteren in CSV, Excel of PDF, en haar documenten en foto's downloaden zoals ze werden opgeladen.
Fysieke beveiliging	Wij hebben geen eigen servers. De datacenters van onze subverwerkers zijn fysiek beveiligd en gecertificeerd, bijvoorbeeld volgens ISO 27001 bij Google Cloud.

Bijstand aan de verwerkingsverantwoordelijke

In de app kan de beheerder van de zaak zelf de gegevens van een persoon opzoeken, exporteren, verbeteren en wissen. Wat de app niet kan, doen wij op vraag van de zaak, op tijd zodat de zaak de wettelijke termijn van één maand haalt.
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens melden wij die binnen 48 uur, met de gegevens uit bepaling 9.2 (deel C, punt 3).
Op vraag helpen wij bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging, met de informatie waarover wij beschikken.

Bijlage IV. Lijst van subverwerkers

De zaak geeft algemene toestemming voor deze subverwerkers (bepaling 7.7, punt a). Contact: de privacydienst van elke subverwerker, zoals vermeld op haar website.

Subverwerker	Wat ze doet	Welke gegevens	Waar
Google (Google Cloud: Firestore, Cloud Storage, reservekopieën)	database en bestanden	alle gegevens uit bijlage II	België (europe-west1)
Google (Firebase Authentication)	aanmelden	naam, e-mailadres, het account bij Google, Microsoft of Apple, en de technische gegevens van een aanmelding	Verenigde Staten
Vercel Inc.	de app aanbieden: servers en netwerk	alle gegevens die door de app gaan	serverfuncties in Frankfurt (Duitsland); verzoeken lopen via het wereldwijde netwerk van Vercel, dat hoofdzakelijk in de Verenigde Staten verwerkt
Resend, Inc.	e-mails die de app verstuurt, zoals codes, uitnodigingen en meldingen	naam, e-mailadres, de inhoud van het bericht	Verenigde Staten
Anthropic PBC	documenten en foto's lezen met AI, en de AI die een antwoord op een hulpvraag voorbereidt	de inhoud van het bestand dat gelezen wordt, of van de hulpvraag; persoonsgegevens enkel als ze daarin staan	Verenigde Staten
650 Industries, Inc. (Expo)	meldingen naar de app op de gsm sturen en de app bijwerken; Apple en Google bezorgen de melding op het toestel	een kenmerk van het toestel en de tekst van de melding, zonder bedragen of namen van klanten	Verenigde Staten

Het lezen met AI kan ook in de Europese Unie: met dezelfde modellen via Google Cloud, regio Europa. Dan is Google de subverwerker voor de AI en verdwijnt Anthropic uit deze lijst. Wij melden zo'n wijziging 30 dagen vooraf, zoals in deel C, punt 2.

Kort gezegd: de aankopen, documenten en foto's van de zaak staan in België (Google Cloud). Aanmelden, e-mail en het lezen door de AI verlopen via Google, Resend en Anthropic in de Verenigde Staten, onder de EU-afspraken daarvoor.

Doorgifte buiten de EER (bepaling 7.8):

Google, Vercel, Resend, Anthropic en Expo zijn Amerikaanse bedrijven. Voor gegevens die naar de Verenigde Staten gaan, geldt het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (adequaatheidsbesluit van de Commissie van 10 juli 2023) als het bedrijf daaronder gecertificeerd is. Anders gelden de standaardcontractbepalingen voor doorgifte van de Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914) in de verwerkersovereenkomst van dat bedrijf.

Deel C. Aanvullende afspraken

Deze afspraken vullen deel A aan (bepaling 2, punt b). Bij tegenstrijdigheid geldt deel A.

Instructies. Het contract, deze overeenkomst en de instellingen die de zaak in de app kiest, gelden als de schriftelijke instructies van bepaling 7.1. Zet de beheerder een AI-functie uit, dan gebruiken wij ze voor die zaak niet.
Nieuwe subverwerkers. Een nieuwe of andere subverwerker melden wij minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de beheerder van de zaak. De zaak kan binnen die 30 dagen bezwaar maken, met de reden. Vinden wij samen geen oplossing, dan mag de zaak het contract kosteloos beëindigen vóór de nieuwe subverwerker begint, en betalen wij het deel van de lopende periode terug dat daarna valt. Een subverwerker die wegvalt, schrappen wij uit bijlage IV.
Inbreuken. Wij melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de zaak zonder onnodige vertraging en uiterlijk 48 uur nadat wij ze ontdekten. Zo kan de zaak de termijn van 72 uur van artikel 33 AVG halen. De zaak beslist of de inbreuk gemeld wordt aan de toezichthouder (de Gegevensbeschermingsautoriteit in België of de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland) en aan de betrokkenen. Wij melden niets in naam van de zaak, tenzij zij dat vraagt.
Informatie en audits. Op vraag geven wij alle informatie die bepaling 7.6 vraagt: een beschrijving van de maatregelen, de lijst van subverwerkers en hun attesten. "Regelmatig" in bepaling 7.6, punt c), betekent één keer per jaar. Daarnaast kan een audit altijd bij aanwijzingen van niet-naleving, na een inbreuk die de gegevens van de zaak raakte, of op vraag van een toezichthouder. Een audit kondigt de zaak minstens 30 dagen vooraf aan, behalve na een inbreuk of op vraag van een toezichthouder. Ze gebeurt tijdens de werkuren, door de zaak zelf of door een onafhankelijke auditor met geheimhoudingsplicht, en geeft geen toegang tot gegevens van andere zaken. Elke partij draagt haar eigen kosten. Toont de audit een ernstige tekortkoming van ons, dan dragen wij de kosten van de audit.
Bijstand. Hulp bij verzoeken van betrokkenen en bij de verplichtingen van bepaling 8 is kosteloos zolang ze binnen gewone hulp blijft. Vraagt ze duidelijk meer werk, dan melden wij dat vooraf met een schatting, en beginnen wij pas na het akkoord van de zaak. Komt het verzoek door een fout van ons, dan is de bijstand altijd kosteloos.
Einde: teruggeven en wissen. Na het einde van het contract of van een proef kan de zaak nog 60 dagen al haar gegevens exporteren (CSV, Excel of PDF) en haar documenten downloaden. Zo geven wij de gegevens terug (bepaling 10, punt d). Daarna wissen wij alle persoonsgegevens, ook bij onze subverwerkers, en binnen 7 dagen ook uit de reservekopieën. Op vraag bevestigen wij het wissen schriftelijk. Wij bewaren enkel wat de wet ons zelf oplegt.
Aansprakelijkheid. Tussen de partijen geldt artikel 82 AVG, samen met de beperking van aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden van Furnipilot, behalve waar de wet die beperking niet toelaat.
Duur. Deze overeenkomst loopt zolang wij persoonsgegevens voor de zaak verwerken.
Bijlagen bijwerken. Verandert de dienst, dan werken wij de bijlagen bij en melden wij dat per e-mail. Voor een nieuwe subverwerker geldt punt 2.
Recht en rechter. Het Belgisch recht is van toepassing. Een geschil gaat naar de rechtbank die de algemene voorwaarden van Furnipilot aanwijzen.

Verwerkers­overeenkomst